تشریح فعالیت‌های مدیریت امور اداری و پشتیبانی

به گزارش روابط عمومی و اطلاع‌رسانی دانشگاه بیرجند، در تشریح فعالیت‌های اداره کارگزینی آمده است؛ صدور احکام اعضای هیأت علمی، تعیین فوق العاده جهش علمی برمبنای عملکرد، ترفیع تشویقی، تبدیل وضع 4 نفر از پیمانی به رسمی درمهرماه انجام شده است. همچنین در این بازه زمانی سامانه پاکنا برای 606 نفر از اعضای هیأت علمی و اعضای غیرهیأت علمی بروزرسانی گردید. راه اندازی زیرسامانه بهره‌‌وری و اضافه کار تمامی کارکنان دانشگاه در سامانه حضور و غیاب، صدور احکام اعضای غیرهیأت علمی (ترفیع پایه، صدور حکم براساس مصوبات هیات اجرایی که شامل: ارتقاء رتبه، انتصاب، اعمال مدرک، پایه تشویقی ارزیابی، پایه تشویقی مدیران، بازخرید، مرخصی بدون حقوق، ماموریت، انتقال و...)، تنظیم لیست پرداخت حقوق نیروهای جایگزین در هر ماه، ارائه گزارش‌های درخواستی به واحدهای مختلف و تبدیل وضع نیروهای رسمی آزمایشی به رسمی قطعی به تعداد 6 نفر، تبدیل وضع یکی از نیروهای پیمانی به رسمی آزمایشی، همکاری در ثبت نام دانشجویان ورودی، همکاری با دفتر امور بانوان دانشگاه و ارائه طرح‌های پیشنهادی به این دفتر، بررسی و پیگیری پرونده ارتقاء رتبه 25 نفر از کارکنان، اخذ مجوز استخدامی برای تبدیل وضع یکی از نیروهای قراردادی ایثارگر، تهیه گزارش برای سایر سازمان‌ها، تشکیل جلسات کارگروه تخصصی نیروی انسانی جهت بررسی درخواست‌ها و پرونده شغلی کارکنان، مکاتبات محرمانه با هیأت انتظامی اعضای هیأت علمی و انجام کلیه مکاتبات اداری در دبیرخانه مرکزی دانشگاه نیز انجام شده است.

همچنین در تشریح فعالیت‌های اداره رفاه وبازنشستگی آمده است؛ عقد قرارداد با فروشگاه زیتون، پیگیری پرداخت رفاهی ولادت حضرت رسول اکرم (ص)، عقد قرارداد مجدد با بیمه تکمیلی، برگزاری جلسه تعیین شرایط جدید بیمه تکمیلی درمان در دفتر معاونت اداری و مالی، استعلام بیمه تکمیلی درمان، برگزاری جلسه بازگشایی پاکات استعلام بیمه تکمیلی درمان، برگزاری جلسات رایزنی با شرکت‌های بیمه شرکت کننده در استعلام بیمه تکمیلی درمان، برآورد و انجام امور مربوط به پرداخت کمک هزینه غذای کارکنان، برآورد و انجام امور مربوط به کمک هزینه مهد کودک کارکنان، مکاتبات مربوط به قراردادهای واحدهای سازمانی استادسرا و انجام امور مربوط به تخلیه دو  واحد مسکونی، فعال سازی مجدد طرح خرید اعتباری از فروشگاه زیتون و امکان خرید اعتباری برای کارکنان شرکتی، انجام مکاتبات متعدد برای وصول مطالبات پرداخت نشده بیمه تکمیل درمان، پیگیری و مکاتبات متعدد برای وصول مطالبات پرداخت نشده بیمه مسئولیت پارسیان نیز انجام شده است.
همچنین در ادامه صدور 12 فقره معرفی نامه جهت اسکان در مهمانسرای ساجدی مشهد مقدس، و اسکان در مهمانسرای سایر دانشگاه‌های کشور، صدور معرفی نامه جهت اسکان در مأمورسرای دانشگاه در تهران، صدور معرفی نامه جهت استفاده همکاران از تخفیف ویژه دانشگاهیان برای تالار فیروزه، صدور معرفی نامه تسهیلات ودیعه مسکن اعضای هیأت علمی به وزارت متبوع،  مکاتبات جهت پرداخت کمک هزینه ازدواج، عقد قرارداد و ارائه لیست پرسنل رسمی پیمانی و قراردادی و بازنشستگان جهت بیمه عمر و حوادث سازمان بازنشستگی، عقد قرارداد بیمه حوادث دانشجویی با شرکت بیمه ایران، عقد قرارداد بیمه مسئولیت مدنی مدیر و ناجیان غریق مجموعه آبی میلاد با شرکت بیمه دی، عقد قرارداد بیمه مسئولیت مدنی مدیران مجموعه ها و سالن های ورزشی در قبال استفاده کنندگان از مجموعه های ورزشی با شرکت بیمه دی، انجام مکاتبات و وصول 3 مورد غرامت بیمه عمر و حوادث صندوق بازنشستگی کشوری، انجام مکاتبات تغییر صندوق مستخدمین تبدیل وضع شده، انجام امور مربوط به انتقال سنوات غیر رسمی، انجام امور مربوط به حذف و اضافه اولاد همکاران در سامانه بیمه سلامت، انجام امور مربوط به حذف و اضافه اولاد همکاران بازنشسته در سامانه سدف، بررسی پرونده پرسنل و محاسبه سنوات بازنشستگی و انجام مکاتبه برای بررسی و اجرایی کردن ضوابط اجرایی مزایای جانبی کارکنان دستگاه‌های اجرایی به معاونت اداری و مالی از اقدامات یکماه این اداره بوده است.
در ادامه این گزارش به رنگ آمیزی ایستگاه‌های اتوبوس، رنگ آمیزی پایه چراغ‌های خوابگاه صدف، رنگ آمیزی نیوجرسی‌های ورودی دانشگاه(بلوار پیام نور)، گل کاری در سطح خوابگاه‌های صدف و توحید، اجرای شن رنگی در محوطه خوابگاه صدف، اجرای شن رنگی در محوطه خوابگاه توحید، گل‌کاری در سطح محوطه‌های دانشگاه، میدان ورودی، میدان سازمان مرکزی و فرهنگ،  گل‌کاری محوطه مسجد امام جعفرصادق (ع)،  گل‌کاری محوطه جلوی سازمان مرکزی به عنوان بخشی از فعالیت‌های اداره پشتیبانی ذکر شده است.
همچنین در ادامه زیبا سازی فضای دانشگاه، نظافت روتین خیابان‌های اصلی، حمل و نقل اثاثیه جهت واحدهای مختلف، همکاری در امور برگزاری مراسم‌ها، همکاری با ستاد ثبت نام دانشجویان جدید الورود، خرید ادوات کشاورزی جهت فضای سبز دانشگاه، خرید کوکوپیت جهت گلخانه (کاشت گل در سینی)، اصلاح و هرس درختان بلوار اصلی، خارکنی محوطه‌های دانشگاه، جمع آوری درختان خشک شده از سطح جنگل کاج، تهیه ماسه رودخانه‌ای جهت خزانه کاری گلخانه، جمع آوری بش کاج و چوب‌های خشک و ... از دیگر اقدامات اداره پشتیبانی است.
در ادامه فعالیت‌های این اداره، کاشت گونه‌های مختلف در محوطه‌های دانشگاه آمده است.
فعالیت‌های اداره تدارکات شامل خرید مواد مصرفی آزمایشگاهی و خرید تجهیزات، خرید خدمات، درج مناقصات و مزایده‌ها در سامانه مربوطه، تنظیم اسناد مالی خرید، تنظیم صورتجلسه‌های فروش و خرید و تنظیم نامه‌های مفاصا حساب است.